Издаването на фактура е ежедневие за всеки бизнес, но в света на ДДС тя е много повече от просто искане за плащане. Коректната ДДС фактура е ключов правен документ, който доказва извършването на сделка, защитава правото ви на данъчен кредит и ви предпазва от санкции от страна на Националната агенция за приходите (НАП).

Това ръководство ще ви преведе през всички задължителни елементи и правила за издаване на перфектната ДДС фактура в България.

Основни правила: Кога, Как и за Колко време?

Преди да се потопим в детайлите, нека разгледаме трите златни правила:

1. Кога се издава? Българският Закон за ДДС (ЗДДС) изисква фактурата да бъде издадена в срок до 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие (най-често датата на доставката или плащането). Закъснението може да доведе до санкции.
2. Как се съхранява? Всички фактури и счетоводни документи трябва да се съхраняват за период от 10 години. Това е задължително с оглед на евентуални данъчни ревизии.
3. Може ли електронно? Да, България позволява и насърчава използването на електронни фактури. Те обаче трябва да отговарят на определени условия: да се гарантира автентичността на произхода и целостта на съдържанието (най-често чрез Квалифициран електронен подпис - КЕП), както и да има съгласие от страна на получателя.

Задължителни реквизити: Чеклист за вашата фактура

Всяка ДДС фактура трябва да съдържа минимум следната информация, за да бъде законово изрядна. Използвайте този чеклист, за да не пропуснете нищо важно.

КатегорияРеквизитОписание и съветиИдентификацияДата на издаванеПълната дата, на която е създадена фактурата.Уникален номерНомерът трябва да бъде уникален и последователен (без пропуски и повторения) за всички ваши фактури.СтраниДанни за доставчикаПълно име, адрес и ДДС номер (VAT ID) на вашата фирма.Данни за получателяПълно име, адрес и ДДС номер или БУЛСТАТ на вашия клиент.ОписаниеОписание на стоката/услугатаЯсно и пълно описание, което не оставя съмнение за предмета на доставката.Количество и мерна единицаЗадължително при доставка на стоки (напр. 5 бр., 10 кг).Единична ценаЦената на една мерна единица без ДДС.Дата на данъчното събитиеЗадължително, ако е различна от датата на издаване на фактурата.ФинансиДанъчна основаОбщата стойност на доставката без ДДС.ДДС ставкаПриложената ставка (20%, 9% или 0%).Размер на ДДСКонкретната сума на данъка. При няколко ставки, сумата се посочва за всяка поотделно.Обща сума за плащанеКрайната сума, включваща данъчната основа и ДДС.

Специални случаи: Какво да напишем, когато не начисляваме ДДС?

Когато не начислявате стандартната ставка от 20%, сте длъжни да посочите ясно и недвусмислено правното основание за това. Това е критично важно!

• При нулева ставка (0%): Посочва се съответният член от ЗДДС. Например: "Основание за прилагане на нулева ставка - износ по чл. 28 от ЗДДС".
• При освободена доставка: Посочва се, че доставката е освободена и съответното основание. Например: "Освободена доставка по чл. XX от ЗДДС".
• При обратно начисляване (Reverse Charge): Задължително се изписва текстът "обратно начисляване" и се посочва членът от закона, например: "Обратно начисляване по чл. 82, ал. 2 от ЗДДС".
• При маржов режим: Трябва да се посочи, че се прилага специален режим, например: "Режим на облагане на маржа – стоки втора употреба".

Заключение: Гледайте на фактурата като на визитна картичка на вашия професионализъм пред клиенти и данъчни власти. Правилната фактура е основата на вашето счетоводство и гаранция за безпроблемна работа.

‍